Selectează o Pagină

Trăim vremuri interesante, fără doar și poate. Vremuri care ne obligă să ne adaptăm și să ne dezvoltăm. Motiv pentru care am fost nevoiți și noi să găsim un sistem on-line prin care să ne transmiteți actele contabile.

Întreaga echipă lucrează acum de acasă, prin intermediul instrumentelor de lucru de la distanță și colaborare on-line. Cu siguranță înțelegeți de ce nu putem primi actele prin e-mail. Datorită volumului crescut, momentan singura modalitate de transmitere a actelor este cea descrisă mai jos, prin Dropbox.

Iar cel mai simplu, ușor de utilizat de către toată lumea (voi și noi deopotrivă), la momentul de față, este prin intermediul Dropbox. Drept urmare vă rugăm să urmați următorii pași:

Partea 1: Stabilirea persoanelor de legătură și setarea contului.

Acest pas se face o singură dată, la început și, evident, în cazul în care se schimbă ceva, se poate modifica pe parcurs. Dar, în principiu, se va face o singură dată, pentru că o dată setat contul nu mai este nevoie să intervenim.

  • Desemnați o persoană de contact în relația cu transmiterea actelor contabile către Class (Nume / Prenume, număr de telefon, adresă de e-mail pe care o veți folosi pentru a crea contul pe Dropbox)
  • Creați cont pe Dropbox (De la această adresă https://www.dropbox.com/basic vă puteți crea un cont gratuit – alegeți free account)
  • Instalați pe mobil aplicația Dropbox Android | iOS
Așteptați confirmarea de la departamentul nostru tehnic!

În acest moment trebuie să așteptați un semn de la colegii noștri de la departamentul tehnic. După ce le furnizați informațiile de mai sus și ați parcurs toți pașii de mai sus, trebuiesc făcute câteva setări înainte de a putea efectiv să ne transmiteți actele.

Partea 2: procedura de scanare și transmitere a actelor contabile

Desktop

În cazul în care aveți scanner și / sau anumite acte le primiți la rândul dumneavoastră în format digital. Majoritatea programelor de facturare permit salvarea documentelor și în format pdf.

Procesul este foarte simplu:

  • Vă logați în contul de Dropbox de pe computer
  • Localizați folderul corespunzător actelor contabile pe care doriți să le transmiteți
  • Upload sau Drag & Drop.

Mobil

Suntem conștienți că nu toată lumea dispune de un scanner, dar, cu toate acestea, tehnologia din ziua de astăzi ne transformă telefonul mobil în… practic orice aparat am avea nevoie.

Pentru a putea scana și transmite actele cu ajutorul telefonului mobil, trebuie să faceți câțiva pași extrem de simpli. Aplicația este intuitivă și funcționează foarte bine, cu toate acestea, pentru a elimina orice dubiu, vă descriem mai jos pașii:

  1. Pregătiți actele contabile pe care doriți să le scanați și să le transmiteți (sfatul nostru este să le grupați pe categorii, așa cum am creat și noi folderele în Dropbox). Totodată vă recomandăm ca scannarea în sine să o faceți într-o cameră, ideal cu lumină naturală, luminoasă și pe cât posibil să evitați umbrele de pe documente.
  2. Deschideți aplicația Dropbox de pe mobil
  3. Alegeți folderul unde vreți să salvați documentul. Ex: IT INVEST CONSULTING (folderul firmei mele) —> 03 (luna pentru în care a fost emis documentul) —> Bancă (tipul documentului, extras bancar)
  4. Click pe butonul Scan Document
  5. Încadrați documentul în chenarul aplicației, apoi faceți click pentru a-l scana (butonul ”cerc” din partea de jos a ecranului, poziționat la mijlocul acestuia.
  6. Verificați calitatea scanării și apăsați butonul Next (dreapta sus).
  7. Reverificați folderul unde se va urca documentul (în partea dreaptă vedeți bifa de pe folderul ”Bancă”, aceasta îmi certifică că va fi urcat în folderul Bancă.)
  8. Apăsați butonul Save din partea dreaptă sus a ecranului.

În acest moment documentul este urcat. De aici puteți să verificați ce ați urcat sau să reluați procedura pentru următoarele documente.

Pentru orice fel de informații, colegii noștri de la departamentul tehnic, vă stau la dispoziție:

– Cătălin Ianachis ‭+40 (744) 878 285‬ catalin.ianachis @ ecosys.ro
– Dan Ciulea +40 (745) 255 o66 dan @ ciulea.ro